Kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán dịch vụ

Freight dự luật kiểm toán và thanh toán từ lâu đã là việc tận dụng hoá đơn dữ liệu rà soát để phát hiện ra sai lầm thanh toán mà có thể có giá hàng ngàn đô la trong giá sai lầm và phí phụ trợ. Không có câu hỏi, truy tìm ra lỗi là vẫn còn quan trọng. Tuy nhiên, nhiều công ty kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán hiện đang cung cấp một bộ hoàn toàn khác nhau về lợi ích bằng cách sử dụng dữ liệu các chủ hàng chia sẻ về các hóa đơn cước của họ.

kiểm toán cước vận chuyển hàng hóa  và thanh toán các dịch vụ hiện nay tập trung áp dụng phân tích sâu sắc, kết hôn với chuyên gia tư vấn chuỗi cung ứng, để thu thập những hiểu biết từ dữ liệu sau đó cung cấp những kết quả nhanh chóng và rõ ràng để giúp các chủ hàng lái xe cả hai quyết định chiến thuật và chiến lược nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng và loại bỏ chi phí.

Càng ngày, những nhu cầu và mong đợi không áp dụng chỉ để các hóa đơn hàng hóa nội địa hàng '. Nhiều chủ hàng đang tìm kiếm cùng cấp khả năng hiển thị và phân tích về hoạt động vận tải quốc tế, thống nhất trong một nền tảng duy nhất với các định dạng phù hợp mà giải quyết những khác biệt về ngôn ngữ, tiền tệ, đơn vị đo lường, và các biến khác.

Để đáp ứng những nhu cầu này, thanh toán cước vận chuyển và kiểm toán các công ty đang đầu tư vào công nghệ, quy trình, và chuyên môn để cung cấp giá trị cho các chủ hàng và phân biệt mình trong một thị trường đông đúc.

Sự phát triển này đã thúc đẩy đáng kể lên giá trị kiểm toán cước vận chuyển hàng hóa  và thanh toán khách hàng nhận được cho tiền của họ. Giá hiện tại cho các dịch vụ kiểm toán và thanh toán thấp hơn 40 phần trăm so với 10 năm trước đây, ước tính một nhà cung cấp.

Không phải tất cả các chủ hàng đã hóa đơn cước của họ đã được kiểm toán kỹ lưỡng. Nhiều kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán cho khách hàng là các công ty lớn, mặc dù hoạt động giữa các chủ hàng cỡ trung đang tăng. Trong số những công ty làm tham gia một kiểm toán viên thanh toán cước, chỉ một phần nhỏ tận dụng lợi thế thực sự của đầy đủ các dịch vụ mà họ đang trả tiền cho.

THÊM CHO TIỀN CỦA BẠN

Nhiều công ty thanh toán cước cung cấp dịch vụ ngoài kiểm toán và hoá đơn trả tiền. Ví dụ, các hoá đơn cung cấp một bức tranh hoàn chỉnh của chuỗi cung ứng của người gửi hàng, trong khi dữ liệu tạo thành một bản chụp của thiết kế hiện tại mạng lưới cung ứng của việc kiểm toán cước vận chuyển hàng hóa  và thanh toán nhà cung cấp có thể truy vấn và xem xét kỹ lưỡng để hiểu rõ hơn về những gì đang diễn ra bên phải, và xác định các cơ hội để nâng cao hiệu quả .

Phân tích các dữ liệu có thể tiết lộ khó khăn các điểm mà các chủ hàng và hãng có thể giải quyết để đi off chi phí trong tương lai, chẳng hạn như accessorials không cần thiết hoặc tính toán quãng đường đi không chính xác. Một cái nhìn sâu hơn có thể lái xe quyết định chiến lược về các vấn đề như cuộc đàm phán tỷ lệ vận chuyển và lựa chọn địa điểm cơ sở.

VỀ VIỆC TĂNG VÀ UP

Để tăng cường các dịch vụ giá trị gia tăng, và giúp đỡ các chủ hàng gặt hái nhìn sâu sắc hơn từ dữ liệu của họ, nhiều công ty thanh toán cước liên tục được nâng cấp nền tảng CNTT và dịch vụ chuyên nghiệp.

"Các chủ hàng đang ngày càng chuyển cho chúng tôi để phân tích dữ liệu," lưu ý Allan J. Miner, chủ tịch của Cleveland dựa trên CT Logistics, cung cấp hậu kiểm toán, trước khi kiểm toán, thanh toán hàng hóa, kinh doanh thông minh, tư vấn quản lý giao thông, quản lý và vận chuyển hàng hóa  toàn cầu hệ thống (TMS).

"Bộ phận Dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ giúp các chủ hàng với những thách thức như phân tích tỷ lệ, điểm chuẩn, phân tích và dự thầu. Khách hàng của chúng tôi nhận chuyên môn đầy đủ của một logistician dày dạn người có thể giúp họ sử dụng các khả năng của TMS và dữ liệu phân tích, và cung cấp tư vấn chuỗi cung ứng cụ thể. bằng cách gia công phần mềm cho CT Logistics, người gửi hàng không phải thuê một nhân viên toàn thời gian để thực hiện những nhiệm vụ. "

MỌI NGƯỜI LỢI ÍCH

Dữ liệu thanh toán cước có thể tiết lộ rất nhiều cho các chủ hàng về việc kinh doanh của họ. Trong phản ứng với thông tin phản hồi của khách hàng và yêu cầu, nhiều công ty thanh toán hàng hóa đã phát triển các loại hình dịch vụ mới, cải thiện khả năng báo cáo, và thêm vào nhiều hơn nói với các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Dự án ban đầu tùy chỉnh cho một khách hàng thường phát triển thành một sản phẩm bất kỳ khách hàng thanh toán cước có thể tận dụng.

Ví dụ, Austin, hậu cần cung cấp dịch vụ CNTT Fortigo nhận được yêu cầu của khách hàng thường xuyên tiến hành các dịch vụ tham khảo chéo kiểm toán kín yếu tố dữ liệu cước tương ứng với thông tin từ các nguồn, tầm nhìn của họ, hoặc các hệ thống biểu hiện ở Texas. Trong khi một hóa đơn cước có vẻ chính xác, qua tham khảo có thể tiết lộ sự khác biệt, ví dụ, một dịch vụ gửi hàng yêu cầu có thể khác với các dịch vụ chuyên chở thực sự cung cấp, gọi cho khoản.

Các chủ hàng cũng bày tỏ sự quan tâm ngày càng tăng trong báo cáo thời gian thực, cho phép họ xem KPIs trực tuyến và khoan xuống cho dữ liệu chi tiết hơn, thay vì chờ đợi cho các báo cáo định kỳ, ghi chú George Kontoravdis, chủ tịch của Fortigo. Một yêu cầu chung là tối ưu hóa tuyến đường dựa trên dữ liệu vận chuyển lịch sử, mà chủ hàng cũng có thể sử dụng để cải thiện các hướng dẫn định tuyến họ cấp cho các nhà cung cấp.

"Quá trình kiểm toán cước phát hiện ra rất nhiều những phát hiện chủ hàng có thể rót vào việc ra quyết định của họ", Kontoravdis lưu ý.

Nhiều chủ hàng đã đặt ra mục tiêu để đo đúng đổ bộ chi phí hàng hóa của họ bởi SKU, số thứ tự, hoặc số liệu khác. Nhưng tính toán chi phí hạ cánh đích thực đã chứng minh thử thách bởi vì tất cả các biến số ảnh hưởng đến nó, và những khó khăn trong việc thu thập các thành phần bao gồm của hoá đơn chính xác, thuế hải quan, thuế, và accessorials.

Một số công ty thanh toán hàng hóa, bao gồm Carmel, Ind. dựa trên tư vấn chuỗi cung ứng và dịch vụ CNTT ty Envista, được tạo điều kiện cho các chủ hàng để vượt qua những trở ngại này bằng cách biên dịch tất cả các dữ liệu cần thiết để tính toán một sự thật đổ bộ chi phí.

"Một khi các chủ hàng biết sự thật đổ bộ chi phí hàng hóa của họ, họ có thể sử dụng dữ liệu lịch sử tốt hơn kế hoạch, dự đoán, và thực hiện hiệu quả trong tương lai cho các sự kiện như giới thiệu sản phẩm chủ chốt hoặc mùa cao điểm," Doug Kahl, phó chủ tịch bán hàng cho Envista giải thích.

TẤT CẢ DỮ LIỆU THEO MỘT MÁI

Một số nhà cung cấp bổ sung cho các dịch vụ thanh toán và kiểm toán cước của họ với một TMS đầy đủ để đấu thầu và theo dõi lô hàng của khách hàng. Tại Memphis dựa trên quản lý chuỗi cung ứng và công nghệ cung cấp CTSI-toàn cầu, khoảng 70 phần trăm của khách hàng sử dụng ít nhất một số module của TMS của công ty, ngoài việc kiểm toán cước và dịch vụ thanh toán. Một số khách hàng sử dụng CTSI-toàn cầu để bổ sung chức năng trong nhà; những người khác hoàn toàn thuê ngoài đấu thầu lô hàng và theo dõi.

Nhà ở tất cả các dữ liệu trong một nơi có nghĩa là các chủ hàng có thể thu thập các thông tin mà họ cần từ một đơn nguồn chứ không phải là thu thập các thành phần khác nhau từ các hãng, công ty thanh toán cước, và TMS giải pháp để đạt được đầy đủ năng hiển thị chuỗi cung ứng.

"Các công ty có thể truy cập vào một kho dữ liệu toàn cầu để phân tích giao hàng đúng thời gian hoặc chi phí vận chuyển hàng cho mỗi đơn vị, ví dụ," Brian Scott, phó chủ tịch cấp cao, doanh số toàn cầu, tại CTSI-toàn cầu giải thích.

các nhà cung cấp khác pha trộn dịch vụ thanh toán cước vận chuyển và kiểm toán với các dịch vụ tài chính. "Các khách hàng cao cấp hơn muốn giúp quản lý dòng tiền để tối đa hóa lợi ích của họ", ông Rick Erickson, Giám đốc toàn cầu về các giải pháp thanh toán cước vận chuyển hàng hóa  cho công ty dịch vụ tài chính ngân hàng Hoa Kỳ, trụ sở tại Minneapolis nói.

"Tài chính mở rộng hạn, ví dụ, cho phép các chủ hàng để tối đa hóa tiền mặt mà không trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp," ông giải thích. "Chúng tôi trả tiền vận chuyển vào ngày đáo hạn của họ, nhưng người gửi hàng không phải trả nợ chúng tôi 90 ngày. Dịch vụ này là sự mở rộng các điều khoản của người gửi hàng với tàu sân bay mà không cần phải đàm phán lại hợp đồng, trong đó khả năng có thể dẫn đến giá cước vận tải tăng lên."

Nó nhân TIẾT KIỆM TIỀM NĂNG

Hiệu quả sử dụng dữ liệu cước có thể được hưởng lợi chủ hàng ở cách xa hơn việc chỉ bắt lỗi lập hoá đơn. Bởi vì các chuỗi cung ứng phát triển như công ty phát triển với các ngành nghề kinh doanh hoặc khách hàng liên tục được giới thiệu hoặc ngưng, và nhu cầu định tuyến chuyển-thường xuyên phân tích dữ liệu hóa đơn cước có thể cung cấp những hiểu biết mới, lái xe thông minh ra quyết định, và tăng tiết kiệm chi phí tiềm năng.

Khi các công ty phân tích dữ liệu thanh toán để ra quyết định kinh doanh, "tiết kiệm vận chuyển lùn tiết kiệm kiểm toán", Shannon Vaillancourt, chủ tịch và người sáng lập của RateLinx, một nhà cung cấp dịch vụ chuỗi cung ứng, công nghệ, và các giải pháp có trụ sở chính ở Madison, Wisconsin cho biết. "Chúng tôi bắt tàu sân bay lỗi thanh toán, nhưng chúng tôi cũng tập trung vào việc cung cấp các công ty thông minh tích hợp vận chuyển có thể tận dụng để quản lý kinh doanh của họ. "

Ví dụ, RateLinx cung cấp một "KPI tiết kiệm bị mất" đo mỗi lô hàng để xem nếu người vận chuyển tối ưu đã được sử dụng.

Khi lựa chọn một nhà cung cấp thanh toán hàng hóa, chủ hàng đang là quan tâm đến đầu tư cho CNTT và phân tích hiểu biết như trong khả năng của các nhà cung cấp tiềm năng để quản lý một cách chính xác và hiệu quả hoá đơn và thanh toán hóa đơn cước vận chuyển.

"Nhiều công ty đa quốc gia đang tìm kiếm một nhà cung cấp nguồn duy nhất mà có thể xử lý và trả hóa đơn trên quy mô toàn cầu, và cung cấp một kho dữ liệu toàn cầu duy nhất mà từ đó để phân tích chuỗi cung ứng của họ," Keith Snavely, phó chủ tịch cao cấp, bán hàng và tiếp thị nói , cho Nvision toàn cầu, một nhà cung cấp McDonough, Ga. dựa trên kiểm toán toàn cầu hàng hóa, thanh toán và phần mềm quản lý hậu cần và dịch vụ.

Là khả năng CNTT tăng, do đó, sự mong đợi gửi hàng. Hầu hết các công ty thanh toán cước liên tục đầu tư vào việc duy trì và tăng cường nền tảng CNTT của họ để cải thiện hiệu suất, có user- và thiết bị thân thiện hơn, và cung cấp các dịch vụ bổ sung.

Ngân hàng Hoa Kỳ, ví dụ, hiện đang thiết kế lại giao diện người dùng của nó với một tập trung mạnh vào các trải nghiệm của khách hàng, dựa trên thông tin phản hồi từ khách hàng yêu cầu một mức độ cao hơn của cá nhân và khả năng sử dụng dễ dàng hơn.

"Khách hàng của chúng tôi muốn dữ liệu chính xác, và khả năng để dễ dàng hành động trên nó," Erickson nói. "100 phần trăm kiểm toán thanh toán trước Ngân hàng Hoa Kỳ đảm bảo rằng các dữ liệu vào hệ thống là chính xác, và giao diện người dùng mới sẽ cho phép phản ứng nhanh hơn để dữ liệu đó. Nó sẽ được trực quan hơn, với các nhấp chuột ít hơn cần thiết, cho phép khách hàng để có được trong, làm họ làm việc, truy cập dữ liệu của họ, và nhận ra, đó là những gì họ muốn làm. "

Đại tu HỆ THỐNG

Envista vừa hoàn thành làm mới chính myShipINFO, kiểm toán cước trực tuyến của mình và nền tảng thanh toán. Hệ thống mới xử lý dữ liệu nhanh hơn, mở rộng kho dữ liệu, và làm tăng chức năng của ứng dụng Dashboards của hệ thống, cho phép người dùng ngay lập tức nhìn thấy dữ liệu giao thông chi tiết và đưa ra quyết định cấp cao.

"Giá trị thực sự là việc có một kho dữ liệu duy nhất đó là chất lượng cao hơn so với các quy trình nội bộ của công ty đã có thể cung cấp," Kahl Envista nói.

24 lập trình viên toàn thời gian CT Logistics hiện đang chuẩn bị để triển khai một trang web mới với các tính năng nâng cao và chức năng. Các trang web được thiết kế để làm việc trên tất cả các trình duyệt, các thiết bị, và các ứng dụng, do đó người dùng có thể truy cập dữ liệu của họ bất cứ nơi nào.

Trên đôi giày cao gót của việc giới thiệu hệ thống quản lý giao thông vận tải toàn cầu CT Logistics Intelligence Tối ưu hóa mạng (LION) vào năm 2013, công ty cũng đang cập nhật FreitRater TMS của nó, mà sẽ khởi động vào cuối năm 2014. Các giải pháp Net SQL sẽ có một cái nhìn và cảm thấy quen thuộc với người sử dụng các công cụ và các giao thức như XML và HTML Microsoft. Nó bao gồm một công cụ kinh doanh thông minh Cognos để trình bày biểu đồ, đồ họa, và các báo cáo khoan xuống.

"Những giải pháp mới sẽ cho phép chúng tôi gửi dữ liệu khách hàng trong bất cứ định dạng mà họ thích," Miner nói. "Họ có thể tải lên các dữ liệu sử dụng các công cụ của Microsoft, ví dụ, nếu đó là nền tảng mà họ đã quen thuộc với."

Khi dữ liệu được xử lý và sẵn sàng cho việc ra quyết định, nó phổ biến cho công ty thanh toán cước để thiết lập cổng thông tin tùy chỉnh để cung cấp cho các chủ hàng truy cập trực tuyến dữ liệu của họ. Nhưng một số ngày càng tăng của các chủ hàng đang tìm kiếm tích hợp sâu hơn giữa các công ty thanh toán cước 'CNTT và hệ thống phụ trợ của mình để bổ sung cho các công cụ trực tuyến và cho phép họ sử dụng các thông tin trong phần mềm nội bộ của họ.

cung cấp dịch vụ thanh toán cước cũng phải có khả năng chứa một loạt các IT tinh tế-từ công nghệ nhà nước-of-the-nghệ thuật để các hình thức trong giấy khách hàng và nhà cung cấp của họ. Điều này đòi hỏi các công ty thanh toán cước vận chuyển hàng hóa  cung cấp cho cả hai nền tảng CNTT linh hoạt cao và đội ngũ nhân viên kỹ thuật có khả năng tinh chỉnh các hệ thống để đáp ứng nhu cầu cụ thể các chủ hàng lẻ.

Thiết lập các giao thức truyền thông với các hệ thống vận chuyển 'cũng có thể là một thách thức. các hãng tàu lớn thường có thể xử lý trao đổi trực tiếp các dữ liệu giao hàng, thường thông qua trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), nhưng các nhà khai thác nhỏ hơn có thể thiếu khả năng này.

"Kết quả là, một số công ty thanh toán cước cung cấp một cổng thông tin Web cho các tàu sân bay để nhập hóa đơn của họ," Kontoravdis Fortigo nói. "Nhưng hãng không thích nhập dữ liệu tăng gấp đôi, hoặc tiềm năng cho các lỗi. Chúng tôi đã phát triển một công cụ cho phép các hãng không có khả năng EDI để xuất dữ liệu từ hệ thống kế toán của họ, mà sắp xếp hợp lý các quy trình và làm giảm sai sót và chi phí."

đầu tư công nghệ công ty thanh toán cước 'không chỉ giúp các chủ hàng mở rộng và cải thiện truy cập dữ liệu. Họ cũng chi phí thấp hơn cho các nhà cung cấp kiểm toán, thanh toán, giải phóng tài nguyên cho phát triển CNTT và dịch vụ tốt hơn.

"Người dùng có thể nhận được câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi của họ mà không cần phải thực hiện một cuộc gọi điện thoại," Scott CTSI-Global nói. "Họ có thông tin trong tầm tay của họ, vì vậy công ty thanh toán có thể giảm bớt nhân viên hỗ trợ trong khi đưa nhiều hơn các nghiên cứu vào tay của người sử dụng."

MỞ RỘNG GLOBAL chứa

Đối với nhiều chủ hàng, mở rộng quy mô toàn cầu của họ đã là một thành phần quan trọng của chiến lược phát triển kinh doanh. Một số công ty tập trung vào việc tìm kiếm địa điểm tìm nguồn cung ứng mới đối với nguyên liệu và dịch vụ sản xuất, trong khi những người khác tìm kiếm thị trường mới nổi cho các sản phẩm và dịch vụ của họ. Nhiều chủ hàng đang làm việc để đạt được cả hai mục tiêu.

Theo đuổi toàn cầu hóa đòi hỏi chuyên sâu ra quyết định, bao gồm cách để thích tăng độ phức tạp và nguy cơ nó giới thiệu vào các mạng lưới dây chuyền cung ứng. Các công ty dữ liệu thu được từ hoạt động thanh toán cước cung cấp một nguồn tài nguyên tuyệt vời để phân tích tình trạng hiện tại của mạng, và đưa ra quyết định về nơi và làm thế nào để xác định vị trí chuỗi cung ứng mở rộng.

"Khi các công ty tăng chi tiêu cho vận chuyển toàn cầu, sự cần thiết để có được tầm nhìn vào, và kiểm soát, những người hậu cần chi phí leo thang", CT Logistics Miner nói.

Khi họ mở rộng, tuy nhiên, nhiều chủ hàng tìm vận tải hành quá trình thanh toán khác nhau trên thế giới. kiểm toán chặt chẽ hóa đơn cước, hoặc gia công phần mềm kiểm toán cước vận chuyển và các dịch vụ thanh toán cho bên thứ ba, có thể là khái niệm mới ở một số vùng. Thông thường, các công ty dữ liệu cần phải đưa ra quyết định âm thanh được khó khăn để đạt được. Hoặc, họ có thể nhận được dữ liệu cước, nhưng nó được trình bày trong các định dạng và mức độ chi tiết hơn họ quen với việc khác nhau.

"Một vấn đề trong hoạt động toàn cầu là thiếu tự động," Tom Zygmunt, giám đốc tiếp thị của hệ thống thông tin Cass, một kiểm toán hàng hóa, thanh toán và cung cấp dịch vụ kinh doanh thông minh St. Louis dựa trên nói.

"Các chủ hàng muốn dữ liệu và quy trình kiểm soát hơn, và để loại trừ trường hợp ngoại lệ như tốt nhất có thể", ông nói. "Điều đó đòi hỏi phải cố gắng để tự động hoá càng nhiều mảnh càng tốt, cũng như các hệ thống thiết lập kết hợp quy tắc kinh doanh mạnh mẽ."

Những nhu cầu này nhắc nhiều chủ hàng để tìm kiếm các nhà cung cấp thanh toán cước mà có thể cung cấp khả năng hiển thị hoạt động vận tải quốc tế. Nó đặc biệt hữu ích nếu các thông tin được mang lại với nhau theo một cách thống nhất để họ có thể truy cập vào một điểm duy nhất của hoạt động toàn cầu, với tất cả các số liệu bình thường trên khu vực địa lý.

Nhưng kiểm toán cước vận chuyển hàng hóa  và thanh toán lịch sử đã là một hoạt động duy nhất của Mỹ; nó ít nổi tiếng và thực hành ở các khu vực khác của thế giới. Mỗi công ty thanh toán cước đã cần thiết để leo lên một đường cong học tập dốc để hiểu yêu cầu và thực hành pháp luật nước ngoài, và đảm bảo các hệ thống và quy trình của họ làm việc với các ngôn ngữ khác nhau, tiền tệ, và đơn vị đo lường.

Khi nhu cầu của khách hàng cho các dịch vụ quốc tế đã tăng lên, công ty thanh toán cước đã tiếp cận khác nhau để giải quyết khối lượng hóa đơn hàng hóa tại các khu vực khác, đặc biệt là khi nói đến thể chất định vị các hoạt động này.

Đối với một số kiểm toán cước vận chuyển và cung cấp dịch vụ thanh toán, cách tốt nhất để cung cấp dịch vụ hoàn chỉnh cho các hoạt động vận chuyển toàn cầu là để duy trì cơ sở với nhân viên của mình trong khu vực, nơi khách hàng làm kinh doanh.

"Nvision toàn cầu là toàn cầu thực sự," Snavely lưu ý. "Một số nhà cung cấp thuê ngoài cho các công ty thanh toán cước khác, hoặc duy trì các hệ thống riêng biệt. Ví dụ, họ có thể sử dụng một hệ thống tại Bắc Mỹ, và một ở châu Âu và châu Á, để xử lý và trả hóa đơn. Hoặc họ có thể thuê ngoài khác kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán nhà cung cấp, bởi vì họ không có khả năng.

"Nhưng tất cả các cơ sở Nvision Global là công ty sở hữu, và tất cả đều hoạt động trên một nền tảng toàn cầu duy nhất," ông nói thêm.

Giá trị của việc duy trì các nguồn lực, bao gồm cả địa phương ở châu Á, và Nam và Trung Mỹ-dối trong việc cung cấp dịch vụ được cải thiện. "Kiểm toán hàng hoá và thanh toán là một ngành công nghiệp dựa trên dịch vụ khách hàng", Snavely lưu ý. "Các nhà cung cấp cần phải có chiến lược đặt, các trung tâm chế biến dịch vụ đầy đủ, nằm khắp nơi trên thế giới, để thích khu vực, ngôn ngữ, và các yêu cầu dịch vụ khách hàng.

"Khách hàng ở châu Á với các vấn đề liên quan đến hóa đơn không muốn gọi Hoa Kỳ cho một câu trả lời," ông nói thêm. "Và họ có thể không kết nối với những người nói ngôn ngữ của họ."

NÓ KHÔNG DỄ NHƯ THẾ ĐÂU

Nhưng việc thiết lập hoạt động trong các phần khác của thế giới có thể được khó khăn cho các công ty thanh toán cước vận chuyển. Đó là thử thách để phục vụ toàn bộ lục địa từ các trung tâm dịch vụ chia sẻ cho các ngôn ngữ và chi phí khác biệt so với trên một trang web của người gửi hàng chiếm quá trình thanh toán, theo Ross Harris, Giám đốc điều hành của thanh toán A3 Freight, thanh toán cước vận chuyển và kiểm toán nhà cung cấp Memphis dựa trên.

Điều này đặc biệt đúng trong lĩnh vực sản xuất có mức lương thấp. công ty thanh toán, và, lần lượt, khách hàng của họ, có thể tiết kiệm được nếu họ có thể giải quyết những thách thức thông qua việc sử dụng CNTT.

Ngoài ra, nhiều chủ hàng sử dụng giao nhận quốc tế có thể cung cấp dữ liệu điện tử toàn cầu. "Kiểm toán hàng hoá và thanh toán nhà cung cấp không cần phải được đặt trong nước để xử lý hoá đơn," Harris giải thích. "Chúng tôi có thể bỏ lỡ một vài hóa đơn chuyển phát nhanh cho các trang web trong một vùng xa xôi của Trung Quốc, nhưng tổng thể, giao nhận lớn cung cấp các thông tin cần thiết, và chúng tôi có thể xử lý nó bất cứ nơi nào."

phương pháp tập trung này để quản lý chuỗi cung ứng CNTT và ra quyết định là một mô hình quen thuộc với nhiều chủ hàng.

"Nhiều công ty Fortune 500 đã tập trung các hoạt động hậu cần, và đó là nơi mà họ đưa ra quyết định của họ", Vaillancourt RateLinx của cho biết thêm. "Tương tự như vậy, kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán thể hiện chi tiết của một quá trình thu thập dữ liệu chiến lược là một quá trình mua sắm chiến thuật. Nhà cung cấp có thể tập trung, và chọn địa điểm cụ thể mà họ cần phải được ở trong nước."

Các chủ hàng cần phải đặt câu hỏi về kiểm toán cước vận chuyển và cung cấp dịch vụ thanh toán sẽ xử lý hoạt động hóa đơn hàng hóa quốc tế của họ như thế nào, và đảm bảo các mô hình phù hợp với cách tiếp cận của mình để quản lý hoạt động chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nguồn lực, LIMIT LỢI

Trong suy thoái, nhiều công ty bắt đầu cắt giảm các hoạt động hậu cần. "Trong một số trường hợp, họ cắt giảm không chỉ các chất béo họ cắt vào xương," Harold B. Friedman, phó chủ tịch cấp cao, phát triển công ty toàn cầu, tại nhà cung cấp dịch vụ logistics Data2Logistics, có trụ sở tại Fort Meyers, Fla. "Trong khi nói hàng ngày nay đang có nhiều hiểu biết, họ có ít thời gian để đối phó với một số tình huống.

"Kết quả là, chúng tôi đã đưa vào một vai trò như một nhà phân tích và chuyên gia tư vấn, cung cấp các dịch vụ như quản lý RFP và đàm phán", ông nói thêm. "Đội ngũ dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi hỗ trợ khách hàng về các vấn đề chủ hàng có thể không có thời gian để giải quyết."

Nhiều chủ hàng đánh giá cao khả năng thuê ngoài không chỉ kiểm toán cước vận chuyển và chức năng thanh toán, nhưng cũng phân tích dữ liệu cho chiến lược ra quyết định. Đó là thuận lợi bởi vì họ thường thiếu các nhân viên hoặc thời gian để làm điều đó trong nội bộ.

Một lý do chủ hàng chuyển sang gia công phần mềm là hệ thống nội bộ không đầy đủ. Từ góc độ kế toán, ghi chép và xử lý thanh toán cước khác với chụp tất cả các dữ liệu thanh toán hạt cần thiết để phân tích các hoạt động chuỗi cung ứng hậu cần và. hệ thống kế toán doanh nghiệp thường không cho phép những khác biệt này, và tùy biến chúng là một việc lớn.

"Hầu hết các hệ thống ERP và quản lý kho không được thiết lập để xử lý hóa đơn cước," Vaillancourt lưu ý. Ví dụ, các hệ thống này có thể sử dụng một địa chỉ thanh toán thay vì một ID được tiêu chuẩn hóa để lưu trữ dữ liệu vận chuyển.

đội hậu cần đôi khi ngần ngại tiếp cận các bộ phận IT với loại hình này yêu cầu, bởi vì nó có thể yêu cầu một dự án kéo dài. Gia công phần mềm cho một nhà cung cấp với tất cả mọi thứ tại chỗ để sản xuất các dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định tốt sẽ trở thành một lựa chọn hấp dẫn.

GIỮ XÚC

Rõ ràng là một số ngày càng tăng của các chủ hàng thấy những ưu điểm của kiểm toán thuê ngoài vận chuyển và thanh toán. các chuyên gia nhiều hậu cần được giải phóng để vượt qua bộ đáng kể này của nhiệm vụ ra khỏi danh sách công việc phải làm của họ, và chuyển sang rất nhiều trách nhiệm khác của họ.

Nhưng trong khi gia công phần mềm kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán mang lại lợi ích, chủ hàng phải duy trì kết nối với nhà cung cấp của họ để đạt được kết quả tối ưu. Một số công ty thanh toán cước báo cáo rằng một lần ban đầu thiết lập hoàn tất, và các hoạt động bắt đầu chạy trơn tru, quản lý hậu cần dành chút thời gian và sự chú ý vào việc duy trì các mối quan hệ.

kiểm toán hàng hoá và cung cấp dịch vụ thanh toán, đôn đốc khách hàng để đáp ứng với họ theo định kỳ hàng quý, hoặc thường xuyên hơn là lý tưởng, nhưng mỗi năm ít nhất. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp báo cáo yêu cầu của họ đối với các cuộc họp thường xuyên được đặt ra hoặc bỏ qua, bởi vì quản lý hậu cần liên tục bận rộn với các dự án khác và tham dự vào những căng thẳng hàng ngày của quản lý chuỗi cung ứng của họ.

Thực tế là, làm việc chặt chẽ với một kiểm toán cước vận chuyển và cung cấp dịch vụ thanh toán có thể trả hết và đầu tư thêm một chút thời gian có thể gặt hái cổ tức đáng kể. Đây là lý do tại sao:

Nhiều nhà cung cấp chỉnh CNTT của họ và phát triển dịch vụ mới cho khách hàng yêu cầu. Các chủ hàng người làm cho nhu cầu của họ được biết đến có thể được hưởng lợi từ các giải pháp tùy chỉnh các nhà cung cấp sau đó có thể kết hợp vào bộ sản phẩm của mình.

Hợp tác chặt chẽ cho phép các nhà cung cấp để hiểu doanh nghiệp của người gửi hàng đủ để cho thấy quá trình và chính sách cải tiến.

TỪ CẢM ỨNG CAO VỚI CÔNG NGHỆ CAO

người mua có kinh nghiệm dịch vụ thanh toán cước thường làm cho cảm ứng cao các mối quan hệ khách hàng là ưu tiên khi tìm kiếm một nhà cung cấp mới.

"Chúng tôi muốn có một người bạn đời không thể chỉ theo dõi các khoản thanh toán, nhưng cũng trả lời câu hỏi và giúp chúng tôi tạo ra những ý tưởng cho hậu cần liên tục và cải thiện thanh toán", Mark Wils, thể loại quản lý tìm nguồn cung ứng, hậu cần, tại Firmenich, một nhà sản xuất quốc tế của các hóa chất nước hoa và hương vị nói . "Giao thông kỹ thuật đã chắc chắn được rằng đối tác của chúng tôi."

Giao kỹ thuật, một công ty quản lý dữ liệu giao thông vận tải có trụ sở tại Congers, New York, đã tạo ra tiết kiệm bằng cách khám phá và xóa bỏ các vấn đề lặp đi lặp lại trong các hóa đơn cước Firmenich của. Ví dụ, khi một tàu sân bay phàn nàn về chậm nộp, giao thông kỹ thuật xác định rằng các tàu sân bay đã không gửi hóa đơn cho đến khi ba tuần vào một chu kỳ thanh toán là 30 ngày. Các nhà cung cấp cũng giúp quá trình chuyển đổi thanh toán Firmenich đến EDI, và phát hiện ra rào chắn nội bộ.

"Chúng tôi là một công ty lớn," Wils nói. "Trừ phi chúng ta có dữ liệu, chúng ta không luôn luôn biết nơi thiếu sót của chúng tôi."

Ngoài thời gian để gặp gỡ thường xuyên với các nhà cung cấp, nhận được nhiều nhất của các mối quan hệ có nghĩa là các chủ hàng phải đặt ra mục tiêu và kỳ vọng, cũng như tiến trình biện pháp hướng tới gặp họ. "Tôi nói với các chủ hàng, 'Bạn phải đo chúng ta;. Bạn phải cho chúng tôi biết những gì là quan trọng và có hiệu quả các số liệu bạn theo dõi Sau đó lớp chúng ta mỗi ba tháng," Scott CTSI-Global nói.

Kiểm tra thường xuyên giúp đảm bảo các dịch vụ tiếp tục phù hợp với mục tiêu của người gửi hàng, và giữ cho khách hàng biết về dịch vụ mới có thể giúp họ kiểm soát chi phí hơn nữa.

Cuối cùng, điều quan trọng là các chủ hàng có đủ nhân viên để quản lý các mối quan hệ thanh toán cước vận chuyển. Ngay cả khi một kiểm toán cước vận chuyển và cung cấp dịch vụ thanh toán xử lý hầu hết các thói quen, tốn thời gian, tay vào công việc, các công ty phải chấp nhận rằng việc quản lý những mối quan hệ, và sử dụng đầy đủ các dịch vụ và thông tin họ đang trả tiền cho, trị giá một phần các nguồn tài nguyên của họ.

CARRIER HỢP TÁC mở TIẾT KIỆM

Trên bề mặt, sự tồn tại của một mô hình kinh doanh hoàn toàn dành riêng cho việc tìm kiếm các lỗi làm giảm hóa đơn cước hàng 'dường như là một cái gai trong các bên của hãng. Nhưng trên thực tế, hãng dành nhiều nguồn lực con người và CNTT đáng kể đáp ứng và sửa chữa các vấn đề với hóa đơn khách hàng. Xác định và xoá dữ liệu xấu là mối quan tâm của tất cả mọi người, bởi vì nó làm giảm chi phí và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Một số công ty kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán rộng nguồn lực đáng kể về nuôi dưỡng mối quan hệ tàu sân bay cho mục đích này. Họ duy trì các phòng ban đặc biệt dành cho việc tương tác với các hãng tàu, và một số dự các hội nghị mang nơi họ trao đổi ý tưởng về làm thế nào để cải thiện các quá trình kết nối chúng.

Ví dụ, một tàu sân bay ít hơn xe tải gần đây đã mời Vaillancourt RateLinx để đáp ứng với các giám đốc điều hành hàng đầu để thảo luận về các xu hướng công nghệ, công ty điện thoại có thể giúp các chủ hàng và công ty thanh toán cước, và làm thế nào các công ty thanh toán cước có thể giúp họ. "Các hãng tàu biết chúng tôi đang ở đây để làm việc với họ," Vaillancourt lưu ý.

Hợp tác với các hãng diễn ra cả trong nhân viên và thông qua các phương tiện kỹ thuật số. Một phương pháp phổ biến là một công cụ dựa trên Web mà các bên có thể xem và làm việc ra ngoại lệ hóa đơn cước vận chuyển.

Ở nhiều nơi trên thế giới, hoá đơn không thể trả ngắn hạn; sự khác biệt giữa những gì hãng tính và những gì các chủ hàng nghĩ rằng họ phải trả phải được thương lượng trước khi chủ hàng phát hành thanh toán thường để chính phủ có thể thu thuế giá trị gia tăng chính xác. Nhưng các công cụ cộng tác và quy trình mà công ty thanh toán cước sử dụng cho các hóa đơn quốc tế, cũng như để giải quyết sự khác biệt tại Hoa Kỳ sau khi họ phải trả ngắn hạn và lập hóa đơn, khả năng có thể được sử dụng trước khi thanh toán thay thế.

Snavely Nvision Global rút ra một sự khác biệt giữa các công cụ ngoại lệ và các công cụ hợp tác. Thông thường, các công cụ ngoại lệ cung cấp ngoại lệ trực tuyến cho người gửi hàng để làm việc với. Một công cụ quản lý phối hợp ngoại lệ kết nối tất cả các bên. Các nhà cung cấp thanh toán phí vận chuyển, gửi hàng, vận chuyển và cung cấp dịch vụ làm việc với nhau trực tuyến để giải quyết một vấn đề, chứ không phải là nhà cung cấp thanh toán cước từ chối hóa đơn lại cho người vận chuyển.

Một yếu tố khác hỗ trợ quan hệ tốt giữa các chủ hàng, công ty thanh toán cước, và tàu sân bay là dữ liệu tốt. RateLinx giúp các chủ hàng chuẩn bị RFP cho các tàu sân bay, người đánh giá cao sạch sẽ, đầy đủ dữ liệu vì nó giúp loại bỏ các nguy cơ từ giá cả.

"Các hãng tàu đã nói với tôi rằng khi họ làm việc với các chủ hàng sử dụng công nghệ của chúng tôi, họ đạt được tỷ lệ hoạt động cao hơn cho các khách hàng khác ba điểm phần trăm," Vaillancourt nói. Ví dụ, nếu người vận chuyển làm cho năm cent trên đồng đô la cho các khách hàng trung bình, nó kiếm được tám xu cho khách hàng RateLinx.

quy trình thanh toán cước hàng 'cũng được hưởng lợi từ số liệu hãng sạch. Evergreen, Colo. dựa trên DDC Freight Process Outsourcing (DDC FPO), một bộ phận của Vương quốc Anh có trụ sở Các DDC Group, giúp các công ty vận tải đường lái xe ra sai sót trong hóa đơn hàng hóa thông qua các chương trình tùy chỉnh như nhập hóa đơn cước từ xa. Công ty gần đây đã phát triển hai mới Giải pháp-Kiểm toán giá cước vận chuyển và iCapture cho Freight Bills-nhằm cải tiến quy trình không hiệu quả, dễ bị lỗi và giữ các tàu sân bay trước các đường cong, nói Chad Crotty, phó chủ tịch bán hàng tại DDC FPO.

Freight Rate Kiểm toán đến khi DDC FPO khách hàng SHIFT Freight, một tàu sân LTL, muốn thuê ngoài nhiệm vụ phi giá trị gia tăng mà có thể được thực hiện một cách hiệu quả hơn và chính xác bên ngoài cơ cấu tổ chức của nó nạc. Bởi vì DDC FPO đã chạm vào mỗi hóa đơn, công ty đã có những nguồn lực cần thiết để thực hiện kiểm toán chính xác hóa đơn cước thay mặt SHIFT của. Di chuyển về phía trước, SHIFT hy vọng sẽ tiếp tục thuê ngoài nhiệm vụ quan trọng, nhưng ngoại vi, chức năng để DDC.

DDC cũng đang được đặt để công bố iCapture, một giải pháp mà sử dụng thu thập dữ liệu thông minh để xử lý vận đơn và các báo cáo tầm nhìn độc đáo, trang bị cho tàu sân bay với thời gian hơn, một ngân sách lớn hơn, và chất lượng cao hơn trí thông minh. Sử dụng iCapture, DDC FPO có thể trích xuất các dữ liệu từ bất kỳ tài liệu, bao gồm cả hoá đơn, vận chuyển, hợp đồng, và các bức thư sau đó phân loại các loại tài liệu, dữ liệu chụp dựa trên bối cảnh của nó, và xác minh các dữ liệu được trích ra, tất cả mà không cần sự can thiệp của con người. Các hệ thống sau đó có thể ăn các dữ liệu vào một hệ thống ERP hoặc hệ thống phụ trợ khác để tăng tốc độ công việc giấy tờ trên đường.

Các chủ hàng đặc biệt chú ý đến việc kiểm toán hàng hóa và các dịch vụ thanh toán mối quan hệ nhà cung cấp khi họ đang ở trong thị trường cho một đối tác mới. Các chủ hàng có nhiều mối đe dọa khi lựa chọn một nhà cung cấp. Không chỉ họ phải tránh nhà cung cấp mà không được trang bị để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của họ, nhưng quy trình kém và quan hệ tàu sân bay trên một phần của các nhà cung cấp thanh toán cước đưa phong trào rất hàng hóa của người gửi hàng có nguy cơ. Các hãng tàu không có lợi cho các chủ hàng không phải trả đúng hạn.

"Cass Zygmunt 'quan hệ khách hàng nhân là cảnh giác về việc tránh hóa đơn là ngoại lệ. Cả hai khách hàng của chúng tôi và những người mang họ được hưởng lợi bằng cách đảm bảo các hoá đơn được xử lý trơn tru và chính xác," Cass nói'. "Nếu chúng ta nhìn thấy quá nhiều hóa đơn có ngoại lệ, chúng tôi điều tra để xác định nguyên nhân và có hành động khắc phục."

Rà soát KIỂM TOÁN CƯỚC VÀ CUNG CẤP THANH TOÁN

Tìm một, đáng tin cậy đối tác thanh toán cước rắn, và xây dựng một mối quan hệ đó sẽ phục vụ cả hai bên trong nhiều năm tới, đòi hỏi các chủ hàng để thực hiện thẩm định của họ. Dưới đây là một số câu hỏi để hỏi nhà cung cấp kiểm toán cước vận chuyển và thanh toán tiềm năng.

Làm thế nào để bạn xác định tầm nhìn? Bởi vì những quyết định tốt phụ thuộc không chỉ vào sạch dữ liệu, chính xác mà còn về tính kịp thời, tìm hiểu những gì các nhà cung cấp có nghĩa là bởi "tầm nhìn" vào dữ liệu. Hãy hỏi những gì dữ liệu bạn sẽ có thể nhìn thấy và làm thế nào một cách nhanh chóng; bao nhiêu dịch vụ của nhà cung cấp là điện tử so với thủ công; và liệu nó cung cấp khả năng hiển thị ở tất cả các điểm của quá trình thanh toán cho cả chủ hàng và hãng tàu.

"Riêng với các quy trình dựa trên giấy tờ, hoá đơn, đôi khi đến trong thư rồi biến mất vào một lỗ đen," Rick Erickson, Giám đốc toàn cầu về các giải pháp thanh toán cước vận chuyển cho Ngân hàng Hoa Kỳ nói. "Nếu bạn không thể xem các hóa đơn trực tuyến, và bao gồm nó trên các báo cáo, sau đó bạn phải gọi nhà cung cấp của bạn và theo đuổi các dữ liệu. Với chế biến hoàn toàn điện tử, bạn có khả năng hiển thị toàn bộ quá trình."

Những điều khiển và các biện pháp an ninh nội bộ bảo vệ tiền của bạn? Điều quan trọng là một công ty thanh toán cước có một hệ thống kiểm tra và cân bằng để đảm bảo quỹ không bao giờ xen-giữa các khách hàng, hoặc giữa các khách hàng và thanh toán cước công ty.

Hỏi xem các quy trình được xây dựng xung quanh bảo vệ túi tiền của khách hàng, như trái ngược với việc bảo vệ tiền của công ty. Liệu các hãng quỹ nhà cung cấp điện tử, hoặc qua kiểm tra? Là thanh toán nhanh hay chậm?

• Twitter
• Facebook
• Google
• Tumblr
• Pinterest